Microsoft Word ලිපියක් Excel පැතුරුම්පතක් සමඟ ඒකාබද්ධ කරන්න

මයික්රොසොෆ්ට් Mail Merge පහසුකම ඔබට ලබන්නන් විශාල සංඛ්යාවක් වෙත සුළු වෙනස්කම් සමඟ එකම ලේඛනය යැවීමට ඉඩ ලබා දේ. "ඒකාබද්ධ කිරීම" යන්නෙන් එක් ලියවිල්ලක් (උදාහරණයක් ලෙස ලිපියක්) පැතුරුම්පතක් වැනි දත්ත මූලාශ්ර ලේඛනයක් සමඟ ඒකාබද්ධ කරනු ලැබේ.

Word's Mail Merge පහසුකම Excel වෙතින් දත්ත සමඟ සමීපව ක්රියා කරයි. Word විසින් ඔබගේම දත්ත මූලාශ්රයක් සෑදීමට ඉඩ ලබා දෙන අතර, මෙම දත්ත භාවිතා කිරීම සඳහා ඇති විකල්ප සීමිත වේ. තවද, ඔබ දැනටමත් පැතුරුම්පත් පත්රයක් තුළ ඔබගේ දත්ත තිබේ නම්, Word දත්ත මූලාශ්රය වෙත සියලුම තොරතුරු යලි වෙනස් කිරීම අර්ථවත් නොවේ.

තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීම සඳහා ඔබගේ දත්ත සැකසීම

න්යායාත්මකව, ඕනෑම විශේෂ සූදානමකින් තොරව වර්ඩ් මේල් ඒකාබද්ධ කිරීමේ ක්රියාවලියේ ඕනෑම Excel වැඩ පත්රිකාව භාවිතා කළ හැකිය. කෙසේ වෙතත්, තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීමේ ක්රියාවලිය උත්ශ්රේණි කිරීම සඳහා ඔබේ වැඩ පත්රිකාව සකස් කිරීමට යම් කාලයක් ගත වනු ඇත.

තැපැල් සංසද ක්රියාවලිය වඩාත් සුමට ලෙස ඉදිරියට යාමට උපකාර වන මාර්ගෝපදේශ කිහිපයක් පහත දැක්වේ.

ඔබගේ පැතුරුම්පත් දත්ත සංවිධානය කරන්න

පැහැදිලිව සඳහන් කිරීමට අවදානමක් ඇති විට, ඔබගේ දත්ත පේලි සහ තීරු පේළි අඛණ්ඩව සංවිධානය කළ යුතුය. එක් එක් පේළිය එක් වාර්තාවක් ලෙස හා එක් එක් තීරුව ඔබේ ලේඛනයට ඇතුල් කිරීමට යන ක්ෂේත්රයක් ලෙස සිතන්න. (අළුත් කිරීමක් අවශ්ය නම් එක්සෙල් දත්ත-සටහන් නිබන්ධනය පරීක්ෂා කරන්න.)

ශීර්ෂ පේළියක් නිර්මාණය කරන්න

තැපැල් සංසදය සඳහා ඔබ භාවිතා කිරීමට බලාපොරොත්තු වන පත සඳහා ශීර්ෂ පේලිය සාදන්න. ශීර්ෂ පේළිය පහත සඳහන් සෛලවල දත්ත හඳුනා ගන්නා ලේබල අඩංගු පේළියකි. දත්ත සහ ලේබල් අතර වෙනස පිලිබඳව Excel සමහර විට ඉතා සීමිත විය හැකිය. එබැවින්, ශීර්ෂ පේළියට අනන්ය වූ තද පැහැති අකුරු, සෛල මායිම් සහ කොටු සෙවීම භාවිතා කිරීමෙන් මෙම පැහැදිලි කරන්න. Excel මඟින් ඔබගේ දත්ත අනෙක් ඒවා වෙතින් වෙනස් කරනු ඇත.

පසුකාලීනව ඔබ ප්රධාන ලේඛනයේ දත්ත ඒකාබද්ධ කරන විට, ලේබල් සංයෝග ක්ෂේත්රවල නම් ලෙස පෙනෙනු ඇත, එබැවින් ඔබ ඔබේ ලේඛනයට ඇතුල් කරන කුමන දත්තයන් පිළිබඳ ව්යාකූලත්වයක් ඇති වනු ඇත. තවද, එය ඔබගේ තීරු ලේබල් ලේබල කිරීමට හොඳ ක්රමයකි.

තනි පත්රයක් මත සියලු දත්ත තබා ගන්න

තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීම සඳහා භාවිතා කිරීමට අදහස් කරන දත්ත එක් පත්රිකාවක් විය යුතුය. එය බහු තහඩු හරහා පැතිරෙයි නම්, ඔබට තහඩු ඒකාබද්ධ කිරීම හෝ බහු තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීම සිදු කළ යුතුය. එසේම, ඔබට එය නොලැබීම සඳහා භාවිතා කිරීමට අදහස් කරන ලද පත්රිකාවක් තෝරා ගැනීමට ඔබට අවශ්ය වනු ඇත.

තැපැල් සමුහයක් තුළ දත්ත මූලාශ්රයක් ඇසීම

තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීමේ ක්රියාවලියේ ඊළඟ පියවර වනුයේ ඔබගේ Word ලේඛනය සමඟ ඔබේ සූක්ෂ්ම පැතුරුම් පත් ඇසුරෙන් ඇසීමයි.

  1. Mail Merge මෙවලම් තීරුව මත, විවෘත දත්ත ප්රභව බොත්තම ක්ලික් කරන්න.
  2. තේරීම් දත්ත මූලාශ්ර dialog box, ඔබ ඔබේ එක්සෙල් වැඩපොත සොයා ගන්නා තුරු ෆෝල්ඩර හරහා යන්න. ඔබට ඔබගේ Excel ගොනුව සොයාගැනීමට අපොහොසත් වුවහොත්, "ගොනු දත්ත ප්රභවයන්" ඩොප්ලර් මෙනුව තුළ "ෆයිල් ෆයිල්ස්" යනුවෙන් ලේබලයක් තෝරා ගන්න.
  3. ඔබගේ මූලාශ්ර Excel මූලාශ්ර ගොනුව මත ද්වි-ක්ලික් කරන්න, නැතහොත් එය තෝරා එය විවෘත කරන්න ක්ලික් කරන්න.
  4. තේරීම් වගුවෙහි සංවාද කොටුවෙහි, ඔබේ ලේඛනය සමඟ ඒකාබද්ධ වීමට අවශ්ය දත්ත අඩංගු එක්සෙල් පත්රය තෝරන්න.
  5. පළමු පේළියේ දත්ත තීරු ශීර්ෂයන් සහිත කොටුව සලකුණු කොට සලකුණු කරන්න.
  6. හරි ක්ලික් කරන්න.

දත්ත මූලාශ්රය ප්රධාන ලේඛනය සමග සම්බන්ධ වී ඇති බැවින්, ඔබට පෙළ හා පිවිසීම හෝ ඔබේ ලේඛන සැකසීම ආරම්භ කළ හැකිය. කෙසේ වෙතත්, ඔබගේ දත්ත මූලාශ්රය Excel තුල වෙනස්කම් කළ නොහැක; ඔබ වෙත දත්ත වෙනස් කිරීමට අවශ්ය නම්, Excel තුල දත්ත මූලාශ්රය විවෘත කිරීමට පෙර Word හි ප්රධාන ලේඛනය වසා දැමිය යුතුය.

ඔබේ ලියවිල්ලට සම සංයුති ක්ෂේත්ර ඇතුළත් කිරීම මෙම පියවර අනුගමනය කිරීමෙන් පහසු වේ:

  1. තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීමේ මෙවලම් තීරුව මත ඇතුළු කරන්න Field බොත්තම ක්ලික් කරන්න . ඇතුළු කරන්න ක්ෂේත්රයේ සංවාද කොටුව දර්ශණය වනු ඇත.
  2. ලැයිස්තුවෙන් ඇතුල් කිරීමට කැමති ක්ෂේත්රයෙහි නම අවධාරණය කරන්න සහ ඇතුළු කරන්න ක්ලික් කරන්න .
  3. මෙම කොටුව විවෘතව පවතින අතර, ඔබ තවත් ක්ෂේත්ර ඇතුළත් කිරීමට ඉඩ සලසයි. ඔබ එක් ක්ෂේත්රයකට එකකට වැඩි ප්රමාණයක් ඇතුළත් කළහොත්, ඔබේ ලේඛනයේ ඇති ක්ෂේත්ර අතර වචන ස්වයංක්රියව ස්වයංක්රියව නොපවතී; ඔබ සංවාද කොටුව වසා දැමීමෙන් පසුව ඔබ මෙය කළ යුතු ය. ඔබේ ලේඛනයේ ඔබ ද්විත්ව ඊතලය වටා ක්ෂේත්ර නම දකිනු ඇත.
  4. ඔබ සිදු කරන විට, Close ක්ලික් කරන්න.

ලිපින කොටස් සහ ශුභ පැතුම් ඇතුළත් කිරීම-ප්රවේශමෙන් පරිහරණය කරන්න

මයික්රොසොෆ්ට් මෑතදී ලිපින කොටස් සහ සුභපැතුම් රේඛා ඇතුල් කිරීමට ඉඩ සලසයි. මෙවලම් තීරුවේ අදාල බොත්තම ක්ලික් කර Word මඟින් ඔබට එකවරම ක්ෂේත්ර කිහිපයක් එකට එකතු කිරීමට ඉඩ සලසනු ඇත.

ඇතුල් කිරීමේ ලිපින බ්ලොක් බොත්තම වම් පස දැක්වෙන වස්තුවයි; ආයාචන රේඛාව දකුණට ඇතුලත්වේ.

තවද, ඔබ බොත්තම මත ක්ලික් කළ විට Word මඟින් දර්ශණය කරනු ලබන සංවාද පෙට්ටියක්, ඔබ කැමති නම් කුමන ක්ෂේත්රයන් ලබා දෙයිද, ඒවා සකස් කිරීමට කැමතිද, ඇතුළු කිරීම් සහ වෙනත් අය අතරේ. මෙය හරියටම සරළව ශබ්දයක් වන අතර එය ඔබ විසින් නිර්මාණය කරන ලද දත්ත මූලාශ්රයක් භාවිතා කරන්නේ නම්, ඔබ Excel වැඩ පත්රිකාව භාවිතා කරන්නේ නම් එය ව්යාකූල කරයි.

මෙම ලිපියේ 1 වන පිටුවේ ඔබේ වැඩ පත්රිකාව ශීර්ෂ පේළය එකතු කිරීම පිළිබඳ නිර්දේශය මතකද? හොඳයි, ඔබ විසින් සමාන දත්ත සඳහා ක්ෂේත්ර නාමයක් ලෙස වචනය භාවිතා කරන වෙනත් ක්ෂේත්රයක් නම්, Word වැරදියට ක්ෂේත්රවලට ගැලපේ.

මෙහි තේරුම වන්නේ ඔබ ඇතුල් කරන ලිපිනය ලිපින බ්ලොක් එකක් හෝ සුභපැතුම් රේඛා බොත්තම් භාවිතා කර ඇත්නම්, එම දත්ත ලේබල නොගැලපෙන බැවිනි. වාසනාවකට මෙන්, මයික්රොසොෆ්ට් අපේක්ෂා කළ අතර එය ක්ෂේත්ර ක්ෂේත්රයේ අංගයක් විසින් ගොඩනඟන ලද අතර, ඒවායේ ක්ෂේත්ර නාමයන් බ්ලොක්වල භාවිතා කරන ඒවාට ගැලපෙන ලෙස ඉඩ සලසයි.

ක්ෂේත්ර ලේබල නිවැරදිව මැන බැලීම සඳහා ක්ෂේත්ර ක්ෂේත්ර භාවිතා කිරීම

ක්ෂේත්ර වලට ගැලපෙන පරිදි මෙම පියවර අනුගමනය කරන්න:

  1. මෙවලම් තීරුවේ මත ක්ලික් කරන්න Fields බොත්තම මත ක්ලික් කරන්න.
  2. සූචක ක්ෂේත්රයේ සංවාද කොටුවෙහි, වමේදී වචන වල ක්ෂේත්ර නාම ලැයිස්තුවක් දිස්වේ. කොටුවෙහි දකුණු පැත්තෙහි, ඔබ පහළ ඇති පෙට්ටි තීරයක් දකිනු ඇත. එක් එක් ඩෝල්ඩන්ට් කොටුවෙහි නම ලිපිනය බ්ලොක් එකක් හෝ සුභපැතුම් පේළියෙහි ඇති එක් එක් ක්ෂේත්ර සඳහා Word භාවිතා කරන ක්ෂේත්රය වේ. කිසියම් වෙනස්කමක් කිරීමට නම්, සරල නම බොත්තම ක්ලික් කරන්න.
  3. ඔබ වෙනස්කම් සිදු කළ පසු, හරි ක්ලික් කරන්න.

ඔබ අදාළ ලිපින පොත බොත්තම ක්ලික් කළ විට ඔබට ලැබෙන ලිපිනය බ්ලොක් එකක් හෝ සුභපැතුම් රේඛා සංවාද පෙට්ටියෙහි පහතින් සූචක ක්ෂේත්ර ක්ෂේත්ර බොත්තම ක්ලික් කරන්න.

තැපැල් ඒකාබද්ධ ලේඛන නිරීක්ෂණය කිරීම

අපි ඔබේ ඒකාබද්ධ ලේඛන පෙරදැක්ම කිරීමට සහ මුද්රණය කිරීමට පෙර, ආකෘතිකරණය පිළිබඳ සටහනක්: ලේඛනයක් බවට ඒකාබද්ධ කරන ලද ක්ෂේත්ර ලියන විටදී, දත්ත ප්රභවයෙන් දත්ත හැඩතල ගැන්වීම සිදු නොවේ.

ප්රභව පැතුරුම්පත් වලින් විශේෂ හැඩතලගැන්වීම අයදුම් කිරීම

ඇල අකුරු, තද පැහැය හෝ අවධාරණය කිරීම වැනි විශේෂ හැඩතල ගැන්වීම සඳහා ඔබට අවශ්ය නම්, ඔබ Word තුල එය කළ යුතුය. ඔබ ක්ෂේත්රයෙන් ලේඛනය බැලීමෙන් නම්, ඔබ ආකෘතිකරණය යෙදීම සඳහා ක්ෂේත්රයේ දෙපස දෙපැත්තට ඊතලය තෝරා ගත යුතුය. ඔබ ලියන ලද ඒකාබද්ධ දත්ත නරඹන්නේ නම්, ඔබ වෙනස් කිරීමට බලාපොරොත්තු වන පෙළ පමණක් අවධාරණය කරන්න.

ඕනෑම වෙනස්කම් සියලු ඒකාබද්ධ ලිපි ලේඛන හරහා, එක් එක් පුද්ගලයා පමණක් බව මතක තබා ගන්න.

ඒකාබද්ධ කරන ලද ලේඛන පූර්වදර්ශනය

ඔබේ ඒකාබද්ධ ලේඛන පෙරදසුන් කිරීමට, ඒකාබද්ධ කළ දත්ත මෙවලම් බොත්තම ක්ලික් කරන්න. මෙම බොත්තම ක්රියා විරහිත ස්විච් ස්විචයක් ලෙස ක්රියා කරයි, එමනිසා, ඔබ විසින් පමණක් අඩංගු ක්ෂේත්ර පමණක් බැලීමට අවශ්ය නම්, නැවත එය ක්ලික් කරන්න.

Mail Merge මෙවලම් තීරුවේ ඇති නාවික බොත්තම් භාවිතයෙන් ඒකාබද්ධ කරන ලද ලේඛන හරහා යා හැකිය. ඒවා වමේ සිට දකුණට: පළමු වාර්තාව , පෙර සටහන් , වාර්තාගත කිරීම , ඊළඟ සටහන , අවසන් වාර්තාව .

ඔබ ඔබේ ලේඛන ඒකාබද්ධ කිරීමට පෙර, ඒවා සියල්ලම පෙරදසුන් කළ යුතුය, නැතහොත් සියල්ල නිවැරදිව ඒකාබද්ධ බවට තහවුරු කර ගැනීමට ඔබට හැකිතාක්. වෙන්වූ දත්ත වටා පරතරයන් සහ පරතරය වැනි දෑ කෙරෙහි විශේෂ අවධානය යොමු කරන්න.

ඔබගේ තැපැල් ඒකාබද්ධ ලේඛනය අවසන් කරන්න

ඔබගේ ලේඛන ඒකාබද්ධ කිරීමට ඔබ සූදානම් නම්, ඔබට තෝරා ගැනීම් දෙකක් තිබේ.

මුද්රණ යන්ත්රයට එක්වන්න

මුලින්ම ඒවා මුද්රණ යන්ත්රයට ඒකාබද්ධ කිරීමයි. ඔබ මෙම විකල්පය තෝරා ගන්නේ නම්, ඒවා වෙනස් කිරීමකින් තොරව මුද්රණ යන්ත්රයට යවනු ලැබේ. මුද්රණ මෙවලම් තීරුවේ බොත්තම ක්ලික් කිරීමෙන් සරලව මුද්රණ යන්ත්රයට එකතු විය හැකිය.

නව ලේඛනයක් එකතු කරන්න

ඔබ යම් යම් හෝ සියලුම ලේඛන පෞද්ගලිකකරණය කිරීමට අවශ්ය නම් (පුද්ගලාරෝපිත සටහන් සඳහා දත්ත මූලාශ්රය සටහන් කිරීමේ ක්ෂේත්රයේ සටහන් කර ඇතිනම්, ඔබ විසින් මුද්රණය කිරීමට පෙර වෙනත් වෙනස්කම් සිදුකිරීමට සිදුවේනම්, ඒවා නව ලේඛනයක් වෙත ඒකාබද්ධ කළ හැකිය; ඔබ නව ලියකියකට එකතු වුවහොත්, ප්රධාන ලිපි ලේඛනය ඒකාබද්ධ කොට දත්ත ප්රභවය නොනවත්වා පවතිනු ඇත, නමුත් ඔබ ඒකාබද්ධ කරන ලද ලේඛන අඩංගු දෙවන ගොනුවක් ඇත.

මෙය සිදු කිරීම සඳහා, හුදෙක් නව ලේඛන මෙවලම් තීරු බොත්තම ක්ලික් කරන්න.

ඔබ තෝරාගත් ක්රමය කුමක් වුවත්, සියලුම වාර්තා, වත්මන් වාර්තා, හෝ පරාසයක වාර්තා ඒකාබද්ධ කිරීම සඳහා Word ඔබ හට සංවාද කොටුවකින් ඉදිරිපත් කරනු ලැබේ.

ඔබේ අභිමත තෝරාගැනීමට ආසන්නයේ ඇති විකල්ප බොත්තම ක්ලික්කර හරි ක්ලික් කරන්න.

ඔබ පරාසයක් ඒකාබද්ධ කිරීමට අවශ්ය නම්, ඔබ OK ක්ලික් කිරීමට පෙර ඔබ ඒකාබද්ධ කිරීමට ඇතුළත් කිරීමට ආරම්භක අංක හා අවසාන අංකය ඇතුලත් කරන්න.

ඔබ විසින් ලේඛන මුද්රණය කිරීමට තෝරාගත්තේ නම්, සංවාදය පෙට්ටියෙන් පසු, ඔබට මුද්රණ කවුළුව මඟින් ඉදිරිපත් කරනු ලැබේ. ඔබ වෙනත් ලියකියවිලි සඳහා ඔබට සමාන කළ හැකිය.